Ogłoszenie

Zmiana nr 1
treści Ogłoszenia Burmistrza o konkursie Ofertowym na administrowanie cmentarzami komunalnymi, zlokalizowanymi w Gminie Płoty w następujących miejscowościach: Płoty, ul. Jesionowa, Dąbie, Gostyń, Mechowo, Natolewice, Pniewo, Wicimice, Wytok

(kliknij aby pobrać załącznik .pdf ze zmianami)

OGŁOSZENIE

BURMISTRZ

OGŁASZA KONKURS OFERTOWY

      na administrowanie cmentarzami komunalnymi, zlokalizowanymi w Gminie Płoty w następujących miejscowościach: Płoty, ul. Jesionowa, Dąbie, Gostyń, Mechowo, Natolewice, Pniewo, Wicimice, Wytok

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Usługa zarządzania i utrzymania cmentarzy komunalnych w Gminie Płoty, obejmować będzie wykonywanie następujących czynności:

1. Sprawowanie nadzoru  i opieki nad cmentarzem w celu utrzymania go  w stanie

zgodnym z przepisami określonymi ustawą o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz  przepisami sanitarnymi, zasadami  ppoż. i BHP.

1. Utrzymanie Domu Pogrzebowego (Kaplicy) oraz cmentarzy w należytym porządku tj.:

1. Wywozu nieczystości stałych oraz bieżącego usuwania liści;
2. Oznaczenia alejek spacerowych;
3. Wytyczania kwater;
4. Bieżącej konserwacji i remontu urządzeń cmentarnych tj.: ławek, ogrodzenia, zieleni cmentarnej m.in. podcinaniu żywopłotów, podcinaniu konarów drzew itp.:
5. Bieżącego wykaszania trawy na terenie cmentarzy;
6. Usuwania skutków zimy tj. odśnieżania i posypywania materiałami szorstkimi alejek cmentarnych;
7. Przeprowadzania inwentaryzacji cmentarzy łącznie z przeprowadzeniem stosownych ustaleń z sołtysami oraz mieszkańcami miejscowości, w których znajdują się cmentarze;
8.  Założenia i prowadzenia ksiąg i dokumentacji dla poszczególnych cmentarzy wiejskich oraz dla cmentarza komunalnego w Płotach;
9. Prowadzenie ksiąg rezerwacji miejsc grzebalnych w celu pobierania opłat za rezerwację i odprowadzanie tych opłat do kasy Urzędu Miejskiego w Płotach;
10. Utrzymania w czystości gruntu przylegającego do ogrodzenia cmentarza komunalnego w Płotach od strony ul. Spokojnej, ul. Nowogardzkiej, ul. Jesionowej.

1. Organizowania ceremonii pogrzebowych w zakresie:

1. Udostępniania Domu Pogrzebowego (Kaplicy);
2. Przygotowania wykopu grobowego;
3. Zasypywania i usypywania grobu;
4.  

1. Bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencji pochówków oraz innych dokumentacji związanych z funkcjonowaniem cmentarzy.
2. Rozliczania w Gminie wpływów  z tytułu pokładnego, prolongaty, rezerwacji– w terminie 7-dniowym, a wpływów z tytułu rezerwacji na miejsca na 20 lat w danym miesiącu – w terminie do 10. dnia następnego miesiąca.
3. Nie pobierania opłat z tytułu ustawienia i budowy nagrobków, pomników na grobach przez inne zakłady – od tych zakładów
4. Uzyskania akceptacji Gminy na wszelkie zmiany dotyczące opłat wprowadzonych przez Administratora.
5. Biuro Administratora cmentarzy musi znajdować się na terenie miasta Płoty i być czynne od poniedziałku do piątku.
6. Pozostałe warunki administrowania cmentarzami komunalnymi znajdującymi się na terenie Gminy Płoty zostały określone we wzorze Umowy stanowiącej załącznik nr 4 do niniejszego Ogłoszenia.

1. Termin realizacji zamówienia: 

od 01 lipca 2015 r. do 30 czerwca 2018 r.

1.   Kryteria oceny ofert

1. Wysokość opłaty rocznej za Kaplicę (nie mniej niż 2 000,00 zł rocznie);
2. Wysokość prowizji w %, z pobranych opłat (pokładane, prolongata, rezerwacja);

1.  Sposób obliczenia ceny oferty:

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich znaczeniem:

1. Wysokość opłaty rocznej za Kaplicę – Administrator z tytułu użytkowania Kaplicy cmentarnej zobowiązany będzie płacić Gminie opłatę roczną (nie niej niż 2000,00 zł). Oferta z najwyższą opłatą otrzyma maksymalną ilość punktów = 70 pkt. Oferty  będą oceniane wg wzoru :

Op = [OOB  / O max ] x 70 pkt

gdzie:

Op – liczba punktów za opłatę z tytułu użytkowania Kaplicy cmentarnej

OOB – liczba punktów za opłatę z tytułu użytkowania Kaplicy cmentarnej oferty badanej

Omax – najwyższa opłata  z tytułu użytkowania Kaplicy cmentarnej spośród ofert badanych

1. Wysokość prowizji w %, z pobranych opłat (pokładne, prolongata, rezerwacja)– Admiratorowi przysługiwać będzie prowizja % z pobranych opłat (pokładane, prolongata).Oferta z najniższą prowizją otrzyma maksymalną ilość punktów = 30 pkt.

Oferty będą oceniane wg wzoru :

Pp = [P min / COB] x 30 pkt

gdzie:

Pp        - liczba punktów za prowizję

P min     - najniższa prowizja spośród ofert badanych

P OB      - prowizja oferty badanej

1. Ocena ofert zostanie dokonana wg poniższego wzoru:

gdzie:

P     - łączna liczba punktów przyznanych badanej ofercie

Op   -  liczba punktów za opłatę z tytułu użytkowania Kaplicy cmentarnej

Gp  -  liczba punktów za prowizję z pobranych opłat (pokładne, prolongata, rezerwacja)

1. Inne istotne warunki zamówienia:

1. Oferent musi wykazać, że posiada minimum 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu cmentarzem/cmentarzami.
2. Oferent musi wykazać, że posiada sprzęt/urządzenia niezbędne do wykonywania usługi.

1. Dokumenty.  Na Ofertę składają się następujące dokumenty:

1. Formularz Ofertowy wg załącznika nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.
2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
3. Wykaz posiadanego doświadczenia w administrowaniu cmentarzem/cmentarzami wg załącznika nr 2 do niniejszego Ogłoszenia.
4. Oświadczenie, że Oferent dysponuje odpowiednim sprzętem niezbędnym do wykonywania przedmiotowych usług – wg załącznika nr 3 do niniejszego Ogłoszenia.
5. Zaparafowany wzór Umowy  stanowiącej załącznik nr 4 do niniejszego Ogłoszenia.

1. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę sporządzić należy na załączonym druku „FORMULARZ OFERTOWY”. Ofertę sporządzić należy w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta winna być popisana przez osobę upoważnioną.
2. Wymaga się, aby wykonawca zamieścił ofertę w kopercie z tym, że koperta powinna być oznaczona w następujący sposób:

„Oferta na administrowanie cmentarzami komunalnymi, zlokalizowanymi w Gminie Płoty w następujących miejscowościach: Płoty, ul. Jesionowa, Dąbie, Gostyń, Mechowo, Natolewice, Pniewo, Wicimice, Wytok”

oraz „nie otwierać przed   25 czerwca r., godz. 13:10” - bez nazwy  i pieczątki  wykonawcy

1. Jeżeli oferta wykonawcy nie będzie oznaczona w powyższy sposób zamawiający nie będzie ponosić żadnej odpowiedzialności za nieterminowe wpłynięcie oferty.

1. Miejsce i termin złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Miejskim w Płotach, Plac Konstytucji 3 Maja 1,    72-310 Płoty, w Sekretariacie Urzędu, w  terminie do dnia  25 czerwca  2015 r.                  do godz. 13:00;
2. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpłynięcia do zamawiającego.
3. Oferty będą podlegać rejestracji przez Gminę. Każda przyjęta oferta zostanie opatrzona adnotacją określającą dokładny termin przyjęcia oferty tzn. datę kalendarzową oraz godzinę i minutę, w której została przyjęta. Do czasu otwarcia ofert, będą one przechowywane w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
4. Otwarcie Ofert nastąpi w dniu 25 czerwca 2015 r. o godz. 13:10 w Urzędzie Miejskim       w Płotach, Plac Konstytucji 3 Maja 1, 72-310 Płoty, w Sali Konferencyjnej obok Sekretariatu.

BURMISTRZ

mgr inż. Marian Maliński